VECKANS KRÖNIKA

Tänk på detta när du upprättar en policy

Har du reflekterat över varför det är viktigt att upprätta policyer eller hur du ska säkerställa att de anställda efterlever företagets policyer? Det är vanligt förekommande att upprätta policyer utan att egentligen förstå varför eller utan att ha några konkreta syften. Det bör du undvika om du ska kunna nyttja de många fördelar som en väl utarbetad policy kan resultera i. 

Varför behövs policyer? 

En policy är ett värdefullt verktyg för varje företag. En policy ger inte endast vägledning i konkreta frågor i den dagliga verksamheten, liksom säkerställer att lagar, föreskrifter och andra regler efterlevs. En policy underlättar också beslutsfattandet samt strömlinjeformar interna arbetssätt och rutiner. Rätt hanterad kan policyn skapa förutsebarhet samt effektivisera processer. Med anledning av de fördelar som en väl utarbetad policy kan resultera i finns det skäl att ägna tid och omsorg åt företagets policyhantering. 

När du upprättar en policy måste du redan från början ha eller eller flera tydliga syften i åtanke. Agerar företagets medarbetare på ett olikartat sätt i förhållande till kunder och leverantörer? Saknas det rutiner för hur frågor om arbetsmiljö, diskriminering eller hållbarhet ska hanteras i verksamheten? Vilka regler gäller för hantering av personuppgifter? Detta är exempel på frågeställningar som kan motivera behovet av en policy. Om de anställda hanterar likartade frågor eller ärenden på olika sätt riskerar det inte endast att orsaka ekonomisk skada, utan det kan också få de anställda att känna att vissa frågor inte tas på allvar av ledningen och att det därför inte finns något skäl för de anställda att engagera sig. 

En bra grund för utarbetandet av en policy är att inledningsvis analysera hur du vill att medarbetarna ska bete sig samt agera i vissa särskilda situationer. När du har ett konkret syfte är det enklare att tydliggöra hur de anställda förväntas agera, vilket ökar sannolikheten för att likartade frågor eller ärenden hanteras på samma sätt oavsett vem i företaget som utför uppgiften eller ärendet. 

Hur ska en policy implementeras i företaget?

Implementering av en policy handlar om att få de anställda att faktiskt efterleva policyn, dvs. att de regler som uttrycks i policyn blir en del av den dagliga verksamheten. 

När du har analyserat behovet av policyn samt upprättat den är det av vikt att få de anställda att förstå varför policyn i fråga är viktig för verksamheten. Anställda som förstår syftet med en policy är mer villiga att följa den. 

Det finns många olika sätt att implementera en policy på, men en grundläggande regel är att företagets policyer alltid ska vara lättillgängliga. Det faller sig naturligt att anställda inte kan förväntas följa policyer som de inte känner till. Det är vanligt att anställda saknar kunskap om vilka policyer som finns och var de kan ta del av policyerna. Om så är fallet är det en indikation på att policyn inte tas på tillräckligt stort allvar av arbetsgivaren. Det är problematiskt eftersom de anställda på ett enkelt sätt ska kunna ta del av företagets interna rutiner och riktlinjer. Om de inte har tillgång till information om vad som gäller kommer de inte heller att veta hur de förväntas agera när särskilda situationer uppstår. 

Det du kan göra för att undvika dålig kännedom om företagets policyer är att utbilda och informera dina anställda. Det är ett första steg för att policyerna ska efterlevas, men det är inte tillräckligt. Inte sällan känner sig de anställda osäkra på policyernas syfte eller hur de ska tillämpas i praktiken. Därför behöver du utbilda de anställda i hur policyer ska efterlevas rent praktiskt och hur de anställda faktiskt förväntas bete sig. Det handlar om att visa hur policyerna är relevanta vid utförandet av de dagliga arbetsuppgifterna. 

Det är mycket viktigt att även ledningen och övriga nyckelpersoner följer de policyer som har upprättats. Annars riskerar policyerna att förlora sin verkan som trovärdiga styrinstrument. De anställda måste också känna till konsekvenserna av överträdelser av policyer, vilket innebär att det måste finnas regler om ansvar och åtgärder för regelefterlevnad. Det ligger ett tungt ansvar på ledningen att driva detta arbete, men också att regelbundet kontrollera att det finns rutiner om kontroll över att de anställda förstår och efterlever policyerna. På så sätt ökar sannolikheten för ledningen att upptäcka vilka som följer policyerna och inte, vilket i sig underlättar bedömningen av vilka åtgärder som kan behövas för att i ännu högre grad förbättra styrningen i företaget. 


VECKANS NYHET

Har du de policyer som krävs enligt lag?

Med hjälp av en policy kan du bland annat styra de anställdas ageranden i vissa särskilda situationer. Syftet med en policy kan något förenklat sägas vara att de anställda ska vägledas att agera på ett sådant sätt att ett visst önskat resultat uppnås. 

LÄS MER >

VECKANS FRÅGA

Är det möjligt att säga upp eller avskeda en anställd som brutit mot företagets policy?

Är det möjligt att säga upp eller avskeda en anställd som brutit mot företagets policy? Huvudregeln är att en arbetsgivare inte kan avskeda eller säga upp en anställd för enstaka brott mot en policy. 

LÄS MER >