Att rekrytera

Det kostar mycket pengar att rekrytera nya medarbetare. Om företaget rekryterar fel blir det ännu dyrare. Se därför rekryteringsprocessen som den stora investering det faktiskt är.

Allt arbete kring rekrytering förenklas med en "Rekryteringspolicy" som beskriver företagets strategier och förhållningssätt vid rekryteringar. 

En viktig del i rekryteringen är också att följa de lagar och regler som finns kring diskriminering. Den viktigaste aspekten handlar dock om att inte riskera att sortera bort den bästa kandidaten utifrån ett jämställdhets- och mångfaldhetsperspektiv. Skyddet mot diskriminering omfattar alla moment i en rekryteringsprocess. Viktigt att vara medveten om att attrahera och värdera kompetensen hos en arbetssökande så att den inte väljs bort pga. kön, etnisk bakgrund, funktionsnedsättning, sexuell läggning, ålder osv. 

För ytterligare information hänvisas till: Diskrimineringsombudsmannen -  Rekrytera utan att diskriminera

Inledningsvis behövs en grundlig analys av företagets behov. Finns det ett faktiskt behov att rekrytera en eller flera nya medarbetare eller går det att strukturera upp eller omfördela arbetet på redan befintliga tjänster?

För att beskriva vilken tjänst eller befattning som rekryteringen gäller behöver man först göra en befattningsbeskrivning. Nedan några förslag på färdigskrivna befattningsbeskrivningar.

I de fall rekryteringen handlar om att ersätta en befintlig medarbetare kan man med fördel gå igenom befintlig befattning på nytt. Om behov finns kan man då i samband med rekryteringen passa på att ändra innehållet i tjänsten. Ibland kan det också vara bra att beakta innehållet i andra medarbetares tjänster eller befattningsbeskrivningar på avdelningen/företaget.

Redan nu är det också viktigt att ha klart för sig vilken anställningsform tjänsten avser. Kort sagt, om det är en tillsvidare- eller visstidsanställning. Det är viktigt att detta är säkerställt innan rekryteringsprocessen går vidare.

I guiden Att välja anställningsform kan du läsa mer om vad de olika anställningsformerna innebär. De anställningsformer som finns enligt lag är:

• Tillsvidareanställning
• Provanställning inför en tillsvidareanställning
• Allmän visstidsanställning
• Vikariat
• Säsongsanställning
• Anställning efter 67 år (Pensionärsanställning)
• Yrkesintroduktionsanställning

Andra anställningsformer kan eventuellt finnas i kollektivavtal.

En "Kravprofil vid rekrytering" för tjänsten som ska rekryteras bör sedan skrivas. Kravprofilen ska spegla det man tänkt om befattningen och innehållet i tjänsten. Skillnaden mellan en befattningsbeskrivning och en kravprofil är att kravprofilen också mer definierar personlighet, egenskaper, erfarenheter, utbildningskrav för tjänsten det handlar om.

Eftersom kravprofilen lätt beskriver den perfekta medarbetaren för tjänsten i fråga är det bra att gradera de olika kraven, så att det finns en balans mellan faktiska krav och önskemål.

Nästa steg är att bestämma sig för om Företaget själv, rekryterande chef – med eller utan stöd av HR/Lön – ska rekrytera själv eller ska ett externt rekryteringsföretag sköta hela eller delar av rekryteringsprocessen? Hur hittar man rätt person? Hur lätt eller svårt kan det vara?

Ett externt rekryteringsföretag kan vara bra att anlita om man i företaget inte anser sig ha tid, kompetens eller möjlighet att ta hand om rekryteringen. Rekryteringsföretaget kan användas för hela eller delar av rekryteringsprocessen, exempelvis som att ta emot ansökningar och göra ett första urval, ibland baserat på intervjuer och tester.

Utifrån var man tror lämpliga kandidater kommer att söka efter annonser, välj de bästa rekryteringsvägarna. Olika målgrupper attraheras genom olika rekryteringsvägar. Med andra ord: i vilka kanaler kommer kandidaterna att läsa eller möta annonsen och lockas att söka tjänsten?

Att välja rätt kanaler är också av betydelse om man vill ha många sökanden, men inte för många som inte lever upp till kravprofilen. Exempel på rekryteringskanaler är:

• Annonsering i dagspress/branschtidning
• LinkedIN
• Rekryteringssajter på Internet
• Rekommendationer via anställda/vänner/bekanta
• Facebook
• Rekryteringsföretag
• Arbetsförmedlingen
• Arbetsmarknadsmässor
• Skolor, universitet och högskolor

Att dessutom utlysa tjänster internt i företaget är ett sätt att erbjuda de egna medarbetarna utvecklingsmöjligheter. Det ska också ses som ett sätt att medarbetare kan sprida budskapet om att företaget rekryterar till sina egna respektive nätverk.

Själva annonsen ska sedan utformas så att den attraherar rätt personer att söka tjänsten. Det kan handla om ordval och utseende på själva annonsen. Val av rekryteringskanal, eller val av media, kräver också olika typer av annonser.

Följande innehåll i en annons rekommenderas dock:

• En kort beskrivning av företaget – marknadsföring
• Beskrivning av tjänsten
• Krav på kunskaper, utbildning, erfarenhet
• Önskvärda personliga egenskaper
• Vart ansökan ska skickas – och om den ska innehålla något särskilt, t ex arbetsprover
• Uppgifter om namn och kontaktväg till den i företaget som kan svara på frågor om tjänsten
• Sista ansökningsdag

Så snart ansökningar börjar komma in till företaget bör det finnas rutiner upprättade för eventuell registrering av inkomna ansökningar, metod och ansvar för insamling (på papper eller digitalt) av ansökningshandlingar samt metod för att bekräfta till sökande att företaget mottagit deras ansökan.

Det är mycket viktigt att skicka en bekräftelse på ansökan till varje sökande, senast direkt efter sista svarsdag. Se det som ett ytterligare sätt att marknadsföra företaget, genom denna enkla men uppskattade insats. En självklarhet för kandidaten att få. En badwill om det inte görs.

Dokumentet "Bekräftelse på ansökan" kan då vara till nytta för att underlätta att få ut informationen när ett större utskick ska göras.

Det som är mest tidskrävande i rekryteringsprocessen är själva urvalet. Varje ansökan ska behandlas respektfullt, konfidentiellt och med beaktande av den kravprofil som ligger till grund för behovet. Har kandidaten rätt kompetens för jobbet? Kan man få en känsla för en personlighet? En metod är att sortera samtliga ansökningar i tre olika grupper:

a) Aktuella för intervju

b) Intressanta

c) Uppfyller inte kraven

Grupp a), som gått vidare i rekryteringsprocessen, bör kontaktas via telefon, e-post eller vanligt brev om att de är välkomna på anställningsintervju. Vanligen görs det via telefon, men vid större urval kan det praktiskt genomföras via e-postmeddelande eller i brev och då föreslå eller kalla till en tid för intervju, med kontaktuppgifter om sökande kan behöva fråga något eller få en annan tid.

De som tillhör grupp c) – vilka är ointressanta för den aktuella tjänsten – kan redan nu få ett brev med nej tack. Då slipper de vänta på besked, och företaget skapar goodwill genom att faktiskt lämna besked tidigt.

Mellan 3 och 5 kandidater är ett lämpligt antal för att kalla till intervju. Ibland behöver flera kandidater intervjuas. Då kan kandidaterna som tillhör grupp b) få en chans till.

Syftet med en anställningsintervju är att stämma av kandidatens intresse, motiv, kunskapsnivå och personliga egenskaper samt om hon eller han är lämplig för tjänsten. Alla parter i intervjun bör vara väl förberedda så att samtalet flyter och man kan undvika spänningar hos framför allt kandidaten.

Det kan vara en god idé att informera kandidater i förväg om hur intervjun kommer att läggas upp, när den kommer att ske och vilka från företaget som kommer att delta. Lämpligt är en till två personer. Finns behov av att kandidaten ska intervjuas av, eller få träffa fler i företaget, är det lämpligt att kalla kandidater till flera intervjutillfällen. Först vid ett andra intervjutillfälle kan det vara lämpligt att kandidaten får träffa kollegor eller facklig representant eller båda. Detta är ett sätt att få en bra förankring när en kandidat ska väljas ut. Som hjälp i hur en intervju kan läggas upp och exempel på frågor som kan ställas, använd dokumentet "Intervjuguide".

Bra att ha i åtanke är att det oftast är ett ömsesidigt intresse – hos både kandidat och företag – att sälja in sig hos varandra. Alltså är det båda parter som ska ta ansvar för att intervjun går framåt.

Efter varje intervju bör en sammanställning av svar och intryck göras, se t.ex. "Sammanställning efter intervju". Det är annars lätt att glömma detaljer som kan vara avgörande i slutändan.

Om man väljer att använda sig av personlighets- eller färdighetstester ska de användas med syfte att få fram saker som inte kommit fram tidigare och/eller att bekräfta en känsla eller ett intryck man fått hittills av kandidaten. Resultatet av test kan då användas för att underlätta och underbygga ett beslut om anställning ytterligare. Tester ska inte vara det enda som avgör och bör inte utgöra mer än cirka 20% av beslutsunderlaget.

Anlita endast licensierade personer och företag för att genomföra personlighets- och färdighetstester. Se också till att resultaten återkopplas till kandidaten. Alla resultat och testsvar bör hanteras med största möjliga sekretess.

Alla tester bör göras innan referenser kontaktas. Om det då uppstår fler frågor i samband med test kan dessa tas med kandidatens olika referenser.

För att kunna besluta om hur intressant kandidaten är för tjänsten bör också hennes eller hans referenser kontaktas. Referenstagning bör tas från en eller flera personer. Kandidatens uppgifter och uppfattning från tidigare arbeten är värdefull information för rekryteringen.

Be gärna kandidaten om en tidigare chef, kund eller liknande som referens. Även en kollega som arbetat med kandidaten kan vara lämplig som referens. Observera att kandidaten bör informeras om vilka referenser som önskas.

Med rätt frågor till de olika referenserna kan man få fram bra information, även om kandidaten troligen väljer referenser som hon eller han vet kommer lämna goda vitsord. Använd gärna frågorna i dokumentet "Referenstagning".

Om företaget har kollektivavtal kan en rekrytering bli föremål för en MBL-förhandling. Det kan t.ex. handla om att det uppstår större och viktigare förändringar i samband med en nyuppkommen tjänst eller att rekryteringen utgörs av en chefsbefattning, eller annan ledande befattning med personalansvar. Viktigt att komma ihåg att förhandlingen då måste ske innan beslut i frågan tas.

Vid MBL-förhandling kan dessa dokument användas:

Det är viktigt att beslut om anställning i mesta möjliga mån är ett gemensamt beslut med de parter som varit med i rekryteringsprocessen. Beslutet ska komma efter en noggrann granskning av alla kandidater. Viktigt är också att jämföra informationen som man fått av kandidaten med den tidigare framarbetade kravprofilen.

Ett besked om beslut om anställningen kan ske via telefon eller brev, se "Besked vid platsansökan - Ja". Samtidigt ska lön och villkor diskuteras och vara överenskomna. Ett anställningsavtal bör skrivas så snart som möjligt för att tydliggöra vad som gäller, men också säkerställa för båda parter att anställningen är bekräftad. Enligt lag ska en skriftlig bekräftelse skrivas senast 1 månad in i anställningen för alla tjänster som ska pågå längre än tre veckor.

T.ex. kan dessa anställningsavtal användas:

Nu är det viktigt att säkerställa att alla kandidater verkligen har fått besked om att de inte har gått vidare eller att tjänsten är tillsatt av annan sökande.

Försök meddela bortvalda kandidater på ett så personligt sätt som möjligt, vilket ökar företagets goodwill. De personer som varit på anställningsintervju(er) bör bli kontaktade på telefon av samma anledning.

Använd gärna mallen "Besked vid platsansökan – Nej" när du skriver brev eller epostmeddelande till de kandidater som inte fått tjänsten.

När beslut om anställningen är fattat, anställningsavtalet är underskrivet och kandidaten ger klartecken, kan den övriga organisationen informeras om vem som anställts och till vilken tjänst samt när vederbörande börjar sin anställning. Se exempel på information "Presentation – Ny medarbetare". Det är viktigt att komma överens om tidpunkt för denna information då kandidaten kanske måste säga upp en pågående anställning först och det kan vara viktigt att denna information inte sprids på fel sätt.

Förbered nu den nyanställdas ankomst och introduktion innan hon eller han påbörjar sin anställning. Om det är lång tid mellan kontraktsskrivningen och när personen faktiskt börjar bör man ha en kontakt under tiden för att välkomna, men också förbereda personen på vad som är planerat den första tiden. Oavsett är det viktigt att se till att förutsättningarna blir så bra som möjligt för en lyckad rekrytering, ett första intryck, introduktion och en fortsatt anställning.