När ska jag använda mallen?

I tidrapporten samlas information om en anställds arbete under en löneperiod (månad). Med detta som underlag kan ni betala ut korrekta löner.

Vad ska jag tänka på?

Vitsen med en tidrapport kan antingen vara att se hur mycket en anställd har jobbat, eller att se hur den faktiska arbetstiden skiljer sig från den planerade. Det senare är aktuellt om den anställde har månadslön. Då är det avvikelserna som ska registreras, till exempel övertid och ledighet. På så sätt kan ni se om månadslönen ska justeras i någon riktning.

En tidrapport kan innehålla följande uppgifter:

- Formalia såsom den anställdes namn och anställningsnummer.

- Månadens arbetstidsmått, vilket innebär hur många timmar arbetsmånaden normalt innehåller.

- Ospecificerad normaltid (det vill säga normalt arbetad tid).

- Beordrad övertid.

- Kompledighet.

- Semester.

- Vård av sjukt barn.

- Sjukfrånvaro.

- I DokuMeramallen har ni möjlighet att lägga till egna poster. Det kan till exempel handla om restid, obekväm arbetstid, lunch och så vidare.

Ni anger alla poster i antal timmar. Med hjälp av ifyllda siffror räknar den smarta Excelmallen själv ut avvikelser från månadens arbetstidsmått. På så sätt kan ni korrigera månadslönen.

• Se till att den anställde skriver under tidrapporten. Den ska också attesteras av närmast chef med befogenhet.
• Det är givetvis svårt att kontrollera varje steg den anställde tar. I de flesta fall får ni lita på att tidrapporten är rätt ifylld. En stämpelklocka bidrar givetvis till ökad kontroll, men annars funkar devisen frihet under ansvar.
• Använd likadana rapporter för alla anställda (så gott det går). På så sätt blir det lättare att sammanställa uppgifterna inför varje löneutbetalning.
• Sätt ett datum varje månad när rapporten ska vara underskriven, attesterad och inlämnad. Ofta sker detta runt den tionde den månad lönen ska utbetalas.