När ska jag använda mallen?

I ett välskött bolag bör styrelsen få rapporter om vad som händer i företaget, och detta helst varje månad. Med hjälp av ett rapportschema får ni ordning på vilka dokument som ska framställas och vid vilka datum de ska vara färdiga för inlämning.

Vad ska jag tänka på?

Det spelar ingen roll om bolaget är stort eller litet, en väl fungerande dokumenthantering sparar otroligt mycket tid i alla företag (det är bland annat därför den här boken har skrivits). För att styrelsen ska kunna sköta sitt uppdrag är det väldigt viktigt att de får rätt information vid rätt tillfälle, och med ett rapportschema löser ni detta.

• Se till att göra rapportschemat för ett helt år, och lämna kopior till såväl styrelsen som till dem som ska ta fram dokumenten. På så sätt vet styrelsemedlemmarna när de ska boka in tid för att läsa dokumenten, och de rapportansvariga vet hur de ska lägga upp sitt arbete.
• I rapportschemat anger ni vilka datum rapporterna ska vara framställda och lämnade till styrelsen. Ni anger också vilka rapporter det gäller. En vanlig månad kan dokumentationen till exempel bestå av balansrapport, resultatrapport, nyckeltal och kassaflödesrapport.
• I vissa månader tillkommer fler rapporter, till exempel niomånadersbokslut eller förslag till årsredovisning. Eftersom styrelsen, genom rapportschemat, vet om detta kan de på ett tidigt skede avsätta extra tid för läsning.

Följande rapporter vill styrelsen normalt ta del av:

- Balansrapport

- Resultatrapport

- Kassaflödesrapport

- Nyckeltal

- Kundfordringar

- Ordersituation

- Budget av olika slag

- Olika typer av bokslut

- Avvikelseanalyser

- Förslag till årsredovisning