När ska jag använda mallen?

Vid varje styrelsemöte måste styrelsen föra protokoll. Vanligtvis är det sekreteraren som sköter detta.

Vad ska jag tänka på?

Under ett styrelsemöte träffas hela styrelsen och vd för att diskutera företagets verksamhet, resultat, framtid och liknande frågor. Enligt aktiebolagslagen måste ett skriftligt protokoll föras över mötet, och i detta protokoll antecknas de beslut som tas av styrelsen. Protokollet för styrelsemötet måste innehålla följande uppgifter:

- Datum för mötet och numrering.

- Vilka som varit närvarande.

- Vem som är protokollförare.

- Vem som är justerare.

- Genomgång av föregående protokoll.

- Vilka beslut som har fattats (mötets diskussioner kan du med fördel anteckna i ett diskussionsprotokoll). Ofta renderar besluten i bilagor till protokollet.

- Eventuella invändningar (reservationer) från ledamot eller vd.

• Protokollen ska sparas i nummerordning (så att de ska vara lätta att hitta, och för att ingen ska kunna stjäla ett protokoll utan att det märks).
• Styrelseprotokoll får aldrig förstöras, men normalt är de inte offentliga handlingar.
• Ett styrelsemötesprotokoll ska undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden. Om styrelsen har flera ledamöter ska protokollet även justeras av en ledamot som utses av styrelsen. Den som justerar godkänner protokollet. Därför bör justeringsmannen skriva egna anteckningar under mötet.
• Se till att sekreteraren skriver klart protokollet så snart som möjligt, annars kan viktiga detaljer glömmas bort.
• Under nästkommande styrelsemöte ska protokollet godkännas. Därför är det viktigt att protokollföraren varit noggrann och inte missat några detaljer. Ett ordentligt protokoll hjälper också dem som inte kunde delta under mötet.

Vid en tvist är det protokollet som gäller! Om en styrelseledamot eller vd har invändningar bör detta skrivas ned. En invändning kan göra stor skillnad vid kritik eller anmälningar mot styrelsen.