När ska jag använda mallen?

Företaget skickar orderbekräftelsen till kunden som en bekräftelse på att ni mottagit en order (beställning).

Vad ska jag tänka på?

• En orderbekräftelse ska innehålla orderdatum (det datum ni tog emot ordern), kundnummer och ordernummer. I vissa företag skiljer sig interna ordernummer från kundens ordernummer. Ange då båda.
• Många företag vill ha fakturor till en adress (fakturaadress) och leveransen till en annan (leveransadress). Se till att ange båda.
• Ni bör informera kunden om hur ni tänker leverera ordern. Ange leveransdatum (när ni levererar varorna eller utför tjänsten), leveransvillkor (exempelvis om det tillkommer någon fraktkostnad) och leveranssätt (hur ni levererar ordern till kunden).
• Informera också om betalningsvillkor (exempelvis 30 dagar) och dröjsmålsränta (vad kunden får betala extra vid för sen betalning). I ett nystartat företag kan det vara smart med kort betalningstid för att stärka kassan.
• För att minska det administrativa krånglet är det klokt att ange referenser på orderbekräftelsen. Den person som är ansvarig i ert företag anges under vår referens och den som är ansvarig hos kunden anges under er referens.
• Det ska tydligt framgå att orderbekräftelsen kommer från ert företag. Placera namn eller logotyp längst upp till vänster. Resten av uppgifterna anger ni längst ned. Ha med adress, telefonnummer, eventuellt faxnummer, plusgiro, bankgiro, organisationsnummer och momsregistreringsnummer (VAT-nr). Glöm inte att ange att ert företag innehar f-skattsedel.
• Den viktigaste delen i en orderbekräftelse är specifikationen. Här beskriver ni vad ordern innefattar, det vill säga vilka varor eller tjänster som kunden har beställt. Ni ska ange namnet på produkten, antal, enhet (till exempel stycken eller kilo), pris per enhet (à-pris), eventuell rabatt och totalbelopp per produkt. Nedanför specifikationsraderna anger ni öresutjämning (om totalsumman blir ojämn) och orderns totalbelopp. Här ska alla produktraders summor räknas ihop.
• Glöm inte bort momsen. Du måste specificera vilka momssatser som gäller och hur stor momsen blir. Det kallas momsspecifikation. Om du säljer till privatpersoner anges priser inklusive moms.