När ska jag använda mallen?

Om en anställd haft ökade levnadskostnader i samband med en tjänsteresa. Reseräkningen omfattar till exempel bilersättning, utlägg och traktamente. Den anställde lämnar uppgifter om detta till arbetsgivaren i slutet av löneperioden.

Vad ska jag tänka på?

En rese- och utläggsräkning består i huvudsak av tre delar; bilersättning, utlägg och traktamente.

Bilersättning

Den anställde fyller i information om tjänsteresor, det vill säga datum, antal kilometer och syftet med resan. Ofta handlar det om resor med egen bil. I de fall en tjänstebil har använts blir ersättningsnivån annorlunda. DokuMeras mall räknar ut hur stor del av ersättningen som är skattefri respektive skattepliktig.

Utlägg

Under tjänsteresor lägger den anställde ut pengar för mat och andra småinköp. I utläggsräkningen anges vilka utlägg som har gjorts (som arbetsgivaren ska betala för). Kvitton fästs på ett kvittopapper (vilket också ingår i mallen på nästa sida). I den smarta Excelmallen kan ni kontera utläggen direkt i räkningen.

Traktamente

Med traktamente menas ersättning som arbetsgivaren betalar vid ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. I traktamentesräkningen fyller den anställde i vid vilken tidpunkt resan påbörjats och avslutats, vart resan gick (gärna detaljrikt) och vilka måltider som varit betalda. Betalda måltider minskar det skattefria traktamentet.

Det är viktigt att ange korrekta datum och klockslag eftersom det avgör om den anställde ska få heldags- eller halvdagstraktamente. Resor utomlands fungerar ungefär som inom Sverige, men utgå från landets normalbelopp.

• Om ni inte har en rese- och utläggsräkningsmall kan det vara smart att köpa en. Ni spar mycket tid genom att slippa göra uträkningarna själva. I DokuMeras mall ingår separata bilersättnings-, utläggs- och traktamentesräkningar. Dessutom får ni ett kvittopapper. Om ni anger konton i de olika räkningarna får du direkt ut ett bokföringsunderlag.