När ska jag använda mallen?

Styrelsen behöver kontinuerlig ekonomisk information från bolaget för att kunna sköta sitt arbete. En instruktion om ekonomisk uppgiftsinsamling fastställer hur detta ska gå till, och är obligatorisk enligt aktiebolagslagen.

Vad ska jag tänka på?

Styrelsens arbete går i mångt och mycket ut på att sätta långsiktiga mål för företaget. För att kunna göra detta måste de ha tillgång till ett ekonomiskt underlag, annars kan de inte bedöma företagets situation och därigenom ta välgrundade beslut. Den här instruktionen ger handledning i hur vd och andra anställda ska förse styrelsen med rätt information.

• Se till att instruktionen är tydlig, och reglera när och hur styrelsen ska få information om ekonomin. Identiera nödvändiga rapporteringsområden. Det kan exempelvis vara finansiell ställning, resultat, lönsamhet, kassaflöde, marknad och ordersituation.
• Vilka dokument behöver styrelsen få tillgång till för att kunna bedöma den finansiella ställningen? Ofta handlar det om balansrapporter, nyckeltal och kundfordringar. Ange noga vilka dokument som gäller och vilka datum de ska överlämnas till styrelsen. Ju tydligare instruktionen är desto lättare blir den att följa (=snabbare hantering och bättre resultat!).
• På samma sätt fyller ni i vilka dokument styrelsen behöver för att kunna bedöma resultatet. Ofta är det resultat- och nyckeltalsrapporter som gäller.
• Styrelsen behöver också rapporter om lönsamheten. Se till att styrelsen är kompetent nog att förstå olika lönsamhetstal, till exempel räntabilitet. En finansiellt kunnig styrelse har lättare att förstå den ekonomiska situationen och fattar därmed mer välgrundade beslut.
• Styrelsen bör även få rapporter om kassaflöde (kassaflödesrapport) och ordersituation.
• En av anledningarna till att styrelsen ska få tillgång till ekonomisk information är att de ska ha möjlighet att följa upp budget. Därför är det smart om dokumenten innehåller information om hur företaget ligger till jämfört med budgeten.
• I instruktionen anger du vem som är ansvarig för att den ekonomiska informationen framställs. I ett mindre bolag brukar vd vara ansvarig.