När ska jag använda mallen?

När det är dags för styrelsemöte. Dagordningen innehåller information om vad som ska behandlas under mötet och bifogas kallelsen.

Vad ska jag tänka på?

Dagordningen skrivs vanligtvis av ordföranden och styrelsens sekreterare tillsammans, men i ett litet företag blir det ofta ordförandens uppgift. Dokumentet ska innehålla alla ärenden som ska tas upp vid sammanträdet eftersom styrelsen inte får fatta beslut i frågor som inte finns med.

Om en ledamot vill ta upp en fråga som inte finns på dagordningen ska det anmälas i förhand eller under fastställandet av dagordningen, vilket sker i början av styrelsemötet.

På en dagordning bör följande punkter finnas med:

Mötets öppnande

Alla möten behöver öppnas, så också ett styrelsemöte. Ordförandens jobb.

Val av protokollförare

Protokollet är en viktig del i styrelsens arbete.Vem som helst, även någon som inte är ordinarie ledamot, kan utses till protokollförare. Undvik att välja vd eller ordförande eftersom de behövs till annat.

Val av justeringsman

Tre personer ska skriva under protokollet: protokollföraren, styrelsens ordförande och en justeringsman (en ordinarie ledamot). Vid avvikande uppfattning kan justeringsmannen skriva in sin egen uppfattning.

Fastställande av dagordning

Innan dagordningen klubbas igenom kan ordföranden fråga om det finns några övriga frågor som borde vara med på dagordningen. Majoritetsbeslut krävs för att en fråga ska antas.

Föregående protokoll

Protokollet från senaste styrelsemötet ska genomgås och beslutspunkter ska följas upp. Ordföranden ansvarar för denna punkt.

Rapportering

Det är oftast vd som rapporterar om vad som hänt i företaget sedan sist. Det kan vara allt från ekonomiska rapporter till omvärldsanalyser.

Beslut

Ta fram tydliga förslag till beslut innan mötet, och var inte rädda för att stryka en beslutspunkt om det inte finns tillräckligt med beslutsunderlag.

Diskussionsärenden

Allmänna funderingar som inte kräver några beslut. Brukar bli en diskussion där styrelsen ger ordet till vd. Bli inte för långrandiga.

Övriga frågor

Nya frågor som tillkommit efter att dagordningen sänts ut.

Nästa möte

Bestäm tid och plats redan nu! Lägg gärna schema för ett helt år.

Mötets avslutande

Avslutas av ordföranden.