När ska jag använda mallen?

Om någon av era kunder inte har betalt en faktura i tid skickar ni en betalningspåminnelse.

Vad ska jag tänka på?

En påminnelse skickar ni några dagar efter fakturans förfallodatum. Påminnelsen ska innehålla uppgifter om att fakturan förfallit och att den inte är betald. Tänk på att fakturan kan vara betald utan att det har hunnit registreras, så håll alltid en vänlig ton i påminnelsen.

Borgenären (ni) kan ta ut en påminnelseavgift (eller dröjsmålsränta) som ska täcka de administrativa kostnaderna för påminnelsen. För att ni ska ha rätt att ta ut avgiften krävs att detta angivits på fakturan.

I betalningsvillkoren på fakturan eller offerten som ni tidigare skickat bör ni ha angett dröjsmålsränta, förfallodag och eventuell påminnelseavgift. Dröjsmålsräntan beräknas från förfallodagen med den procentssats som avtalats. Om ni har bestämt en förfallodag men inte avtalat om dröjsmålsränta kan ni enligt lag debitera kunden med en referensränta plus 8 procent av fakturabeloppet från förfallodagen. Referensräntans storlek hittar du hos Riksbanken.

Om ni varken har avtalat om förfallodag eller ränta utgår ränta från den dag som infaller 30 dagar efter att fakturan sänts till kunden.

• Båda parters företagsuppgifter och datum ska finnas med på påminnelsen. Referera till ett fakturanummer, och ange förfallodatum och hur många dagar sen betalningen är. Be kunden använda fakturanumret som referens vid betalning.
• Skriv under betalningspåminnelsen. Detta ska naturligtvis göras av någon som har rätt befogenheter.

Betalningspåminnelsen är första steget i processen att få in pengar för en obetald faktura. Om det inte lyckas (ni får gärna skicka fler påminnelser) blir nästa steg inkassokrav. Glöm inte att det kan vara smart att ringa upp kunden om en faktura inte är betald. Ett trevligt telefonsamtal löser många problem, och är ett bra sätt att behålla en god relation till kunden.