När ska jag använda mallen?

Attestinstruktionen beskriver på ett tydligt sätt vem i ert företag som har rätt att skriva på olika typer av dokument. Genom att använda dokumentet riskerar ni aldrig att personer som inte har behörighet skriver under dokumenten.

Vad ska jag tänka på?

Med en attest menas att någon skriftligen har intygat att ett dokument är rätt och riktigt. Men, vem som helst på ert företag har inte rätt att skriva under alla dokument. För att undvika att fel person attesterar är det smart att upprätta en lista över vem som har rätt att skriva under respektive dokument.

Den som attesterar en utgift, transaktion eller annat dokument med sin signatur försäkrar att följande villkor är uppfyllda;

- det är förenligt med företagets verksamhet;

- det är förankrat i budget;

- det är granskat.

I DokuMeramallen på nästa sida ser ni exempel på områden som ska attesteras. Ni ser också vem/vilka som är attestberättigade. Enkelt, eller hur! Men, det finns några faktorer som kan vara bra att fundera över när ni sätter era attestrutiner.

• Ingen ska ha rätt att attestera sina egna kostnader, såsom egen reseräkning och liknande.
• En attest ska alltid vara utformad så att det i efterhand går att se vem som attesterat.
• Se till att kontroll och attest sker snarast möjligt, det är svårt att “komma ihåg” om dokument är korrekta.
• Ekonomiavdelningen ska se till att endast attesterade transaktioner registreras i ekonomisystemet.
• Upprätta ett namnteckningsprov över alla attestberättigade i ert företag. På så sätt kan ni kontrollera att attesterade dokument är korrekt undertecknade om det skulle uppstå problem.

Syftet med en attestinstruktion är att på ett tydligt sätt beskriva hur vd:n har delegerat ansvaret i den löpande förvaltningen. Det kan vara bra att ange maximala beloppsgränser för olika typer av attestbefogenheter.