När ska jag använda mallen?

Aktiebolagslagen kräver att företaget varje år upprättar en skriftlig instruktion som anger arbetsfördelningen mellan styrelsen, vd och andra av styrelsen inrättade organ.

Vad ska jag tänka på?

Ett företag leds i huvudsak av styrelsen och vd. Men det finns också andra organ som kan påverka hur företaget styrs, till exempel arbetstagarrepresentanter. Här får du veta vilka punkter som kan vara bra att tänka igenom innan ni gör er egen version. Du får också en bild av vilka funktioner företagets ledande organ har.

Styrelsens ansvar

Styrelsens uppgifter varierar, och beror på om det finns en vd (som i så fall ansvarar för löpande förvaltning). Styrelsen beslutar om vem som ska företräda företaget (firmateckning) och kallar till bolagsstämma.

Det är styrelsen som utformar instruktioner för arbetsfördelning och arbetsordning för sitt arbete. Det ligger på styrelsens bord att betala in skatter i tid och att årsredovisning upprättas och lämnas in till Skatteverket. Om det sker några förändringar i bolaget anmäls detta av styrelsen till Bolagsverket. Styrelsens ansvar är stort, och ledamöterna kan i vissa fall bli personligt ansvariga.

Styrelsens ordförande

Om det finns mer än en ledamot i styrelsen ska ni utse en ordförande som leder styrelsens arbete. Ordföranden ser till att styrelsen sköter sina arbetsuppgifter. Glöm inte att anmäla ordföranden till Bolagsverket.

Styrelseledamöterna

I ett privat aktiebolag kan styrelsen bestå av endast en eller två ledamöter (och minst en suppleant). Är aktiebolaget publikt krävs däremot minst tre ledamöter. Egentligen är det inte antalet, utan snarare kompetensen, som är det viktiga.

Styrelseledamöterna väljs i regel för ett år, men det är tillåtet med mandatperioder upp till fyra år. Ledamoten kan bli omvald. Om en ordinarie ledamot inte kan fullfölja sina uppgifter tar suppleanten över i dennes ställe. Därför är det viktigt att även suppleanterna är kompetenta.

Verkställande direktör

En vd sköter företagets löpande verksamhet. Styrelsen utser vd.I publika bolag är det ett måste enligt lagen, men även de esta privata bolag har en vd. I publika bolag får inte vd och ordförande vara samma person.

Firmateckning

Med firmatecknare menas en person som har rätt att teckna företagets firma, det vill säga underteckna juridiska handlingar (fullmakter, avtal med mera) i företagets namn. Företaget kan ha enskild eller kollektiv firmateckning. Med enskild firmateckning menas att en eller flera personer var för sig kan skriva på dokument för företagets räkning. Med kollektiv firmateckning menas att två eller flera personer måste underteckna.

Om inget annat anmäls tecknas firman av styrelsen. Då ska mer än hälften av styrelsens ledamöter gemensamt underteckna till exempel avtal eller skuldebrev.

Behörighet

Om ni gör ändringar i styrelsens sammansättning gäller de först från den dag då ändringen kommer in till Bolagsverket (eller en senare dag som angetts i anmälan). Samma sak gäller vid val av ledande befattningshavare. Med andra ord är det viktigt att genast se till att anmäla tillträden och avgångar på ledande positioner. Tills detta är gjort är en gammal och avgående styrelse behörig att företräda bolaget.

Arbetstagarrepresentanter

Om villkoren i lagen om styrelserepresentation är uppfyllda kan anställda i ett aktiebolag få representeras i styrelsen. Dessa ledamöter kallas arbetstagarrepresentanter. Arbetstagarrepresentanterna ingår i det totala antalet styrelseledamöter men räknas inte in i de antalet ledamöter som ska finnas enligt bolagsordningen. Detta eftersom det inte är bolagsstämman, utan en eventuell arbetstagarorganisation, som utsett dem. Dock är deras ansvar lika som de andra styrelseledamöternas.

Bosättning

Företagets stiftare, vd, minst hälften av styrelseledamöterna, minst hälften av styrelsesuppleanterna och minst en av de särskilda firmatecknarna ska vara bosatta inom EES. Om ni inte uppfyller kravet kan ni ansöka om dispens hos Bolagsverket.